Организация рабочего места экономит время Одна из главных причин потери времени и снижения дохода - беспорядок на рабочем месте. Давно установлено, что порядок стимулирует работу головного мозга и позволяет сосредоточиться на выполнении задания Что я имею в виду, когда говорю о порядке? Сейчас объясню. 1. Держите на столе только список неотложных дел. Все лишнее уберите - оставьте только документы или предметы, необходимые для выполнения первоочередных дел. Они должны быть под рукой, чтобы не тратить время на поиски 2. Эффективно используйте время. Если вас без конца прерывают, закроите дверь. Если двери нет, заткните уши или наденьте наушники от плейера. В крайнем случае подумайте о том, не посадить ли на пороге очень злую собаку! В общем постарайтесь обеспечить условия для продуктивной работы При необходимости установите конкретное время, когда сотрудники могут свободно входить в ваш офис; в остальное время ограничьте доступ. 3. При необходимости уберите со стола телефон. Если в ближайшее время телефон вам не понадобится, уберите его со стола. Поставьте его на стол позади себя или даже на пол - только бы он не был у вас перед глазами. Не каждый телефонный звонок - неотложный. Если ваш собеседник не может объяснить, зачем звонит, или же просто страдает многословием, попробуйте следующее o Если звоните вы, начните так. Мне надо обсудить с вами три вопроса. Если собеседник попытается увести разговор в сторону, вы сможете вернуть его к одной из трех предложенных тем Если звонят вам, но вы не можете уделить собеседнику достаточно времени, скажите, что вам очень приятно с ним поговорить, но вы как раз собрались уходить Выслушайте вкратце, о чем вам хотят сообщить, и укажите время, когда вы сможете перезвонить Если только собеседник - не разгневанный клиент, у которого из-за дефектов вашего оборудования намертво встал конвейер, то он, скорее всего, согласится перенести беседу Если звонящий не согласен ждать, значит, вы имеете дело с чрезвычайной ситуацией и придется ею заняться. o Тем. кто известен своей любовью к пустопорожней болтовне, звоните перед самым обеденным перерывом или в конце рабочего дня Если это невозможно, начинайте разговор со слов У меня очень мало времени, но я хотел бы вам сообщить или Я спешу на встречу, но я хотел бы обсудить с вами Если вы не научитесь справляться с подобными ситуациями, то всегда будете зависеть от других А они вряд ли когда либо позаботятся о ваших интересах.
О том, как скользить по волне времени, я знаю очень много, но здесь расскажу только о том, как использовать этот прием для того, чтобы стать чемпионом продаж Это управление временем для людей, занятых в торговле, со специальным уклоном для продавцов. Точно так, как вы разделяете на три категории свои цели, разделите на три периода свою нынешнюю жизнь, чтобы как можно эффективнее организовать время. Вам надо исследовать свое вчера, проанализировать свое сегодня, заглянуть в свое завтра Иными словами, пронестись на волне времени. Вот как это делается. Найдите время, чтобы записать, что вы делаете в течение каждого из 168 часов обычной для вас рабочей недели Если вы только начинаете работать над собой, то у вас наверняка имеется множество привычек, приводящих к серьезным потерям времени Выявив эти привычки, вы легко от них избавитесь Старайтесь быть по возможности честным и точным. Необходимо также в течение минимум 21 дня вести подробный журнал типичного рабочего дня Это поможет вам определить привычки, которые следует искоренить Будет лучше, если в своем расписании вы отведете специальное время на работу с этим журналом. Не делайте слишком подробных записей, иначе на это будет уходить слишком много времени Просто записывайте, на что вы тратили время в течение рабочего дня: например, три часа на выполнение поручений, пять минут на составление соглашения о покупке, полдня раскопок в собственном столе в поисках важного сообщения, которое "еще минуту назад было на месте", и т.д. Через 21 день, закончив заполнение этого журнала, вы с удивлением обнаружите, как много времени потрачено неизвестно на что или на несущественные дела. Мало кто обращает внимание, на что он тратит время. А оно течет сквозь пальцы - как деньги Вы помните, что в начале недели у вас в кошельке было 50 долларов. В пятницу осталось только 7. Куда же девались 43 доллара? Попробуй, вспомни... Со временем происходит совершенно то же самое, если не учитывать его ежедневно, оно уходит в песок.
Будьте требовательны к себе В течение 21 дня проведите строгий учет времени. После заполнения последнего листа разделите общее время на категории. Отложите записи на три недели, а потом проанализируйте их. Самое главное - будьте честны, записывая каждую минуту, на что бы вы ее ни потратили
Анализируя, вы разбиваете целое на составные части, и это именно то, сделать со своим сегодня. Если в течение 21 дня вы вели журнал по учету времени, то знаете, как провели последние три недели Вы уже установили, на что тратили время вчера. Теперь вы можете разбить на части свое сегодня, посмотреть, что можно в нем исправить, и собрать его заново в усовершенствованном виде.
Маленькая подсказка, если при планировании времени исходить из соображений пользы, то эта задача не будет казаться столь уж сложной. Я часто слышу или читаю в письмах: Том, я совершенно не могу спланировать свое время или У меня просто руки до всего не доходят Я неизменно говорю этим людям то, что кто-то сказал мне, когда я только начинал карьеру продавца. Вот эти слова:
Всегда делай то, что считаешь самым полезным в данный момент. Этому правилу я во многом обязан своей карьерой и своим успехом. Оно также сделало излишними разнообразные дискуссии на тему управления временем. Это правило я в течение более 20 лет повторяю другим, но, боюсь, совет так прост, что многим он может показаться не заслуживающим внимания. Что бы я ни делал, я спрашиваю себя: Является ли это самым полезным из всего, что я могу сделать в данный моменту Ответ на этот вопрос возможен при соблюдении двух простых условий. У вас под рукой должен быть список важных дел и расписание встреч Вы должны знать, сколько стоит ваше время. Польза от вашего труда в целом прямо пропорциональна продуктивности каждого часа. Повысьте цену вашего часа, и отдача от вашей деятельности возрастет. Непрестанно задавайте себе простой вопрос: Является ли то, что я делаю в данный момент, самым полезным из всего, что я мог бы делать? Назад
